Основы работы секретаря руководителя. какие навыки вам необходимы?

ОТДЕЛ КАДРОВ

Справка об отсутствии COVID-19: актуальные вопросы

Сегодня справки об отсутствии COVID-19 вызывают много вопросов. Каждый месяц Роспотребнадзор выпускает новые требования к организации работы в связи с коронавирусом, и самостоятельно разобраться в бесконечном потоке предписаний сложно. Когда работодатель вправе требовать у работника справку? Как составить уведомление о необходимости пройти обследование? Для чего нужна справка об отсутствии COVID-19?

Славинская А.Н.

Что делать в декабре, чтобы не получить штраф в 2021 году

События уходящего года стали настоящим вызовом для кадровых работников и руководителей организаций. Какие нововведения актуальны сегодня и будут применяться в 2021 году? Какие изменения необходимо внести в ЛНА? Какие важные дела нужно сделать в декабре 2020 года? Поможем сориентироваться в потоке законодательных и рабочих изменений, чтобы вы эффективно спланировали работу в конце года.

Славинская А.Н.

Функции

Видов категорий работников и выполняемых обязанностей много. Одни достаточно популярны и высоко оплачиваемы, другие ‒ нет. Престиж профессии зависит от отрасли и структуры, в которой трудится специалист. Это может быть референт небольшой фирмы и пресс-секретарь Президента. По обязанностям выделяют:

• ассистенты — помощники управленцев, специалистов. Это «правая рука» руководителя, лицо, способное ответить на любые вопросы, заменить босса в некоторых ситуациях;
• делопроизводители — следят за системой документооборота, ведут архивы, регистрируют, оформляют входящие письма на предприятии;
• дежурный на ресепшен — встречает гостей, клиентов, посетителей, отвечает на телефонные звонки;
• референт — обязан готовить материалы для СМИ, выступления, презентации, сложные проекты;
• технический — навыки быстрого и грамотного набора текстов, многие работники могут выполнять задания, не глядя на клавиатуру.

Фото: pexels

• переводчики — обязаны владеть в совершенстве иностранным языком, уметь участвовать в переговорах;
• судебные секретари — ведут дела, фиксируют ход заседания, составляют протоколы, печатают акты, рассылают и принимают корреспонденцию;
• офис-менеджеры — оформляют деловую переписку, приказы, распоряжения, договорные документы и т.д.

В тему! Как устроиться помощником депутата.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;

2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;

3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;

4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;

5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;

6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Базовые навыки

Для работы секретарем не требуется диплом высшего учебного заведения – вполне достаточно специализированных курсов, где будущий секретарь обучается деловому общению и этикету, скорочтению, делопроизводству, практической психологии, стенографии и машинописи. Помимо этого, на курсах преподают основы работы в 1С, а также обучают пользоваться мини-АТС и оргтехникой. Без всех этих навыков секретарь не может считаться хорошим работником

Для хорошего секретаря также очень важно обладать тонким восприятием психологии других людей и быть устойчивым к различным стрессам

Поскольку секретарь является деловым лицом фирмы, он должен иметь приятную внешность, чувство стиля и хороший вкус. Без умения красиво одеваться, вести себя в обществе и грамотно говорить, секретарь не сможет создать у клиентов компании, в которой он работает, хорошее впечатление – следовательно, имидж компании будет не на высоте. Фактически, основной задачей хорошего секретаря является целесообразная и эффективная организация работы своего начальника и всего офиса.

Должностная инструкция секретаря-референта

Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:

1. Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
2. Планированием рабочего времени директора.
3. Приемом посетителей.
4. Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
5. Составлением докладов и протоколированием совещаний.
6. Приемом документации на подпись.
7. Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
8. Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
9. Приемом и отправкой факсов.
10. Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
11. Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.

Как стать секретарём

Работаю я три месяца. Секретарём стала случайно, просто подвернулось хорошее место работы. Я всегда хотела работать с бумагой. По образованию я редактор, но пока сложно устроиться. Когда увидела вакансию секретаря, подумала: «Почему бы и нет?» И нисколько не пожалела. Это тоже своего рода творчество — всё систематизировать. С одной стороны, работа кажется довольно простой, если же в это углубиться, без секретаря невозможна работа всего штата.

Собеседование меня удивило. Меня сразу начали спрашивать, зачем я хочу устроиться. Говорили что-то вроде: «Вы сами себе противоречите, не понимаете, на что подписываетесь». Проверяли мою стрессоустойчивость. Думали, что проработаю недолго и уйду, когда подвернётся что-то более интересное. Но я показала, что настроена серьёзно. Для меня в приоритете стабильность работы и возможность роста в рамках компании.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

• секретарь встречает всех приглашенных у входа;
• выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
• указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

• Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
• Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
• Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту

Такое понятие как «профессиональный стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя

Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта

Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

• о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
• о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
• о критериях оценки работы.

Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

1. Помощник руководителя.
2. Секретарь руководителя.
3. Делопроизводитель.
4. Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Обучение на Референта

Учиться на секретаря-референта можно на курсах секретарей или переводчиков.

Курсы

Престиж (Московский ) (208 часов)

Московский проводит курсы дополнительного образования. Психология общения, деловой этикет, базовая компьютерная подготовка (40 часов), слепой метод печати, английский язык (100 часов), трудовое законодательство. Диплом с присвоением квалификации «секретарь, помощник руководителя». Помесячная оплата.

МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (дистанционно, без отрыва от работы)

На этом курсе можно получить профессию секретаря-референта за 3 месяца и 10 000 руб.: — Одна из самых доступных цен в России; — Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца; — Обучение в полностью дистанционном формате; — Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!; — Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Общие положения

Перед тем как говорить об обязанностях работников данной сферы, необходимо уточнить некоторые моменты

Прежде всего, обращаем внимание, что секретарь руководителя – это техническая должность. Его назначение и увольнение может производиться исключительно приказом гендиректора предприятия, в чьем подчинении он и будет находиться в ходе всей своей деятельности

В приказах сразу же предусматривается и должностное лицо, которое будет выполнять обязанности секретаря руководителя в случае его отсутствия на рабочем месте.

Существует определенный перечень требований, которым должны соответствовать представители данной профессии. К их числу относятся:

1. Наличие высшего либо же среднего специального образования, в зависимости от требований компании.
2. Определенный трудовой стаж (как правило, без него на должность секретаря руководителя принимают редко).
3. Умение работать с оргтехникой (МФУ, сканеры, принтеры).
4. Уверенное пользование персональным компьютером, в особенности знание программ, входящих в пакет программного обеспечения Microsoft Office.

В своей работе секретарь руководителя обязан руководствоваться целым рядом нормативных документов, к числу которых относятся:

1. Федеральные и региональные нормативно-правовые акты;
2. Устав и правила внутреннего распорядка организации;
3. Действующая должностная инструкция.

Итак, мы разобрались в общих положениях, далее же поговорим непосредственно об обязанностях секретаря руководителя

Квалификационные требования

Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки

Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв

Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены. Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.

Траты

Моя зарплата уходит на увлечения. Я живу с гражданским мужем, и все домашние расходы лежат на нём. Его деньги — это наши деньги, мои деньги — это мои.

3 500 рублей, даже если это последние деньги, обязательно уходят на маникюр, педикюр и брови. У меня есть любимый мастер, и в этом я никогда себе не откажу.

Около 5 тысяч рублей уходит на книги. Я очень люблю читать, обязательно под рукой должны быть новые книги. В зависимости от настроения это может быть антиутопия, роман или что-то другое, но обязательно качественное, не книжки Дарьи Донцовой.

Примерно 15 тысяч рублей уходит на поездки в другой город к моим любимым друзьям. Это что-то вроде традиции, совершаю поездки один-два раза в месяц. Так как в Москве у меня мало близких знакомых, здесь я читаю книжки, занимаюсь спортом и работаю. А на родине я отдыхаю.

Около 5 тысяч рублей уходит на какие-нибудь серёжки, резиночки, заколочки и другую бижутерию. На косметику трачу 3–4 тысячи рублей. Я могу зайти в магазин, и, если мне понравилась вещь, я её куплю. Могу купить сумку за 8 тысяч рублей и взять балетки за 500 рублей, если они мне понравились. Или купить комплект нижнего белья за 5 тысяч, а потом пройти мимо какой-то палатки и купить ещё один за 600 рублей. Так уходит ещё около 10 тысяч рублей. Если нужно будет экономить, мне проще ограничить себя в еде, чем в новой книжке или другой покупке. Всё остальное тратится на проезд, оплату телефона и бытовые мелочи.

Как стать секретарём

Работаю я три месяца. Секретарём стала случайно, просто подвернулось хорошее место работы. Я всегда хотела работать с бумагой. По образованию я редактор, но пока сложно устроиться. Когда увидела вакансию секретаря, подумала: «Почему бы и нет?» И нисколько не пожалела. Это тоже своего рода творчество — всё систематизировать. С одной стороны, работа кажется довольно простой, если же в это углубиться, без секретаря невозможна работа всего штата.

Собеседование меня удивило. Меня сразу начали спрашивать, зачем я хочу устроиться. Говорили что-то вроде: «Вы сами себе противоречите, не понимаете, на что подписываетесь». Проверяли мою стрессоустойчивость. Думали, что проработаю недолго и уйду, когда подвернётся что-то более интересное. Но я показала, что настроена серьёзно. Для меня в приоритете стабильность работы и возможность роста в рамках компании.

Секретарь суда: должностные обязанности, преимущества и недостатки профессии

Секретарь суда за работой

Многие в детстве мечтают стать актёрами, врачами или пожарными, ближе к окончанию школы будущие выпускники планируют быть юристами, программистами и бизнесменами.

Но вряд ли кто-то мечтает о такой профессии, как секретарь суда.

Должностные обязанности этих работников весьма обширны, а заработная плата оставляет желать лучшего.

Чем занимается секретарь судебных заседаний

В понимании обывателей, секретари судов ведут протокол заседания и вызывают свидетелей для допроса. Однако такой работой занимаются секретари судебных заседаний.

Секретарь суда – это не государственный служащий, а клерк низшего уровня, который выполняет большой объём работы по обеспечению деятельности отдельного судьи.

Среди обязанностей судебного секретаря можно выделить следующие:

• Извещение участников процесса о дате проведения заседания. Речь идёт не только об отправке извещений почтой, но и о поиске места нахождения свидетелей, ответчика, третьих лиц. Очень часто участники пытаются затянуть рассмотрение дела, уклоняются от получения письменных извещений. Секретарь суда должен разыскать человека и разъяснить ему правовые последствия подобного поведения.
• Учёт входящей и исходящей корреспонденции. Сюда входит ведение журналов и сортировка обращений.
• Составление статистических отчётов.
• Осуществление выдачи оригиналов и копий решений и постановлений суда.
• Выполнение иных функций, связанных с формальной организацией работы судьи.

Также, помимо официальных обязанностей, на данных служащих ложится рутинная работа судей. Количество дел, рассматриваемых в судах, сильно превышает нормативную нагрузку, поэтому на секретарей судов ложится также:

• Исследование исковых заявлений на предмет соблюдения законодательства. Если процессуальные нормы были нарушены, то секретарь суда готовит ответ для истца об отказе в принятии заявления или оставлении его без движения.
• Помощь в ведение протокола судебного заседания. В ходе опроса свидетелей необходимо зафиксировать большое количество информации. Для обжалования решения суда заинтересованной стороне требуется полная версия протокола. В условии ограниченного времени для оформления этого документа задействуют даже секретаря суда.
• Помощь в оформлении решений суда. Часто судьи, имеющие большое количество дел в производстве, лишь схематично составляют решения, а секретари занимаются доработкой документа в соответствии с требованиями законодательства.

Конкретный перечень обязанности зависит от организации работы в конкретном суде. Несмотря на то, что обязанностей у секретаря суда очень много, это отличная возможность узнать, что собой представляет суд на самом деле.

Почему люди идут работать секретарями судов

Невысокая зарплата секретаря суда

Самая низкая должность в суде, связанная с юриспруденцией, — это секретарь суда.

Должностные обязанности, зарплата и условия работы этих служащих сходны в различных субъектах федерации.

Секретари получают около 15-20 тысяч рублей, иногда больше, если работник имеет надбавки и получает премии.

Поэтому нередко можно встретить ситуацию, когда на должность секретаря суда ищут подходящего работника более полугода.

Это отличный карьерный старт для тех, кто не имеет нужных связей в данной сфере.

Очень часто вакантное место судебного секретаря занимает бывший секретарь суда. Должностные обязанности, образование, опыт участия в судебных процессах позволяет эффективно конкурировать с другими соискателями.

Сказывается и знакомство с другими работниками, в том числе и с председателем суда, ведь все работают в одном государственном органе.

Заочники юридического факультета

Таким образом, молодой человек, поступивший на юридический факультет заочно, занимает место секретаря суда, которых очень часто не хватает.

Проработав в должности 3-5 лет, он приобретёт богатый опыт участия в подготовке судебных заседаний, выяснит многие тонкости работы судей, о которых не говорят на лекциях и не пишут в нормативных актах.

Если на службе человек зарекомендовал себя с лучшей стороны, то он без труда займёт должность судебного секретаря и, через несколько лет, судьи.

Секретарь суда – это должность для людей, которые целенаправленно стремятся работать в суде, но не могут позволить себе обучение на престижном факультете. Достойное начало для трудолюбивых специалистов, влюблённых в юриспруденцию.

О повышении зарплат сотрудникам судебного аппарата — на видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

• 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
• 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
• 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
• 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
• 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
• 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
• 3.7. Вести прием посетителей.
• 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
  • оформление приказов по личному составу;
  • оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
  • оформление трудовых книжек;
  • оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
  • оформление командировочных документов;
  • оформление листов нетрудоспособности;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
• 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
• 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
• 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
• 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.