Архивариус (архивист)

Примечания и ссылки

1. Марсель Кайя, « Настоящий облик  Януса: взаимодополняющие роли управления документами и архивами  », Архивы , 2001–2002 гг., Стр.  3-20
2. Из-за этой традиции, которая отличает управление записями и управление историческими архивами, Общество американских архивистов и ARMA International представляют две разные профессии в Соединенных Штатах.
3. ,
4. Ассоциация французских архивистов , Профессиональная справочная система: профессия архивиста или архивные профессии , Париж, Ассоциация французских архивистов,2016 г., 2-е изд., Перераб. И доп  .
5. Мишель Дюшен, «  Архивы, архивисты, архивистика: определения и проблемы  », Французская архивная практика ,1993 г., стр.  19–39
6. | Перевод Жюля Бартелеми-Сен-Илера , 1874 г.
7. ↑ и Ален Рей , «  Архивы  », Исторический словарь французского языка ,1992 г.
8. Письмо комиссии от Филиппа Красивого Пьера д’Этамп, 1309, цитируемого Жан Фавье , La Практической archivistique française , Париж: Направление де Archives де Франс, 1993.
9. Во Франции это особенно верно в отношении государственных архивных служб, которые, по закону, должны управлять окончательными архивами администраций и других государственных лиц.
10. Европейский совет информационных ассоциаций (ECIA), Euroreferential I&D , Париж, Ассоциация профессионалов в области информации и документации (ADBS),2004 г., 12  стр.
11. (fr + de) arbido , Kompetenzen: Skills ,7 декабря 2015 г..
12. Поль Делсаль, История архивов , Квебек, Press de l’Université du Quebec, колл.  «Информационный менеджмент»,1998 г., 259  с. ( ISBN  978-2-7605-0898-9 )
13. .
14. (fr + de) arbido , Ассоциации I + D ,25 февраля 2015 г..
15. Ромен Симонно, Образ архивов и архивный профессионал в художественных произведениях: на примере телесериала Cold Case (2003-2010) , Университет Анже,2013, 102  с.
16. ↑ и .
17. (в) Таня Aldred Гордон Burr и Eun Park, «  Пересечение с библиотекарем Историк: Образ Reel архивистов  » , Archivaria , п о  66,2008 г., стр.  57-93
18. Gilliane Керн, »  архивоведение в произведениях художественной литературы  «, La Référence , п о  2,2010 г.
19. ↑ и
20. ↑ и (it) foederisarca , , на Федерис-Арка ,1 — го мая 2013(по состоянию на 27 января 2021 г. )
21. (in) , О жизни архивариуса (консультация 25 января 2021 г. )

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

• государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
• музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
• учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
• медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
• частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Пример должностной инструкции

Пример инструкции (стр. 2)

Пример инструкции (стр. 3)

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Что можно брать с собой

Итак, вы убедились, что посещение архива для ученого – дело не бессмысленное, а очень полезное. Так не будем тратить время и начнем собираться. Первое, что нужно посетителю, – это перчатки (а в идеале и маска). Даже если коронавирус отступитJ

Любые документы со временем изнашиваются. Если они уже попали в архив, значит, созданы не вчера и не месяц назад. Истинных исследователей заинтересуют экземпляры, которым не одна сотня лет.

С каждым годом и с каждым новым прикосновением документы ветшают. Пот и жир с кожи рук этот процесс в разы ускоряют. А микрочастицы жидкости, вырывающиеся изо рта при дыхании (не говоря уже о чихании и кашле), рискуют намочить хрупкую бумагу и растворить чернила.

Посетителю архива также следует взять с собой:

1. Ноутбук. Если печатать, а не делать выписки от руки, работа пойдет быстрее.
2. Блокнот или тетрадь. Особенно пригодится тем, кто любит делать заметки от руки.
3. Карандаш. Это единственное средство для записей, которое не угрожает документам. Любая ручка (шариковая, гелевая, перьевая) – под запретом. Если она вдруг потечет, раритет будет фактически уничтожен.
4. Паспорт. В первое посещение вам предстоит записаться в читальный зал и получить пропуск. В дальнейшем он нужен для контроля, чтобы в случае чего привлечь нарушителя к ответственности.

Необязательный, но желательный атрибут посетителя архива – письмо от организации, которая направила исследователя. Для вашего университета это простая формальность. Зато к вам отнесутся с б о льшим уважением и охотнее будут помогать в поисках, чем человеку «с улицы».

Историк архивист

  Архивист  это современное наименование профессии архивариус. Данный специалист наделен  примерно теми же обязанностями, что и обычный архивариус. Тем не менее, между похожими специальностями  архивист и архивариус разница существует. Чтобы различить разницу, необходимо обратиться к истории.

Должность архивариуса появилась несколько сотен лет назад еще во времена одного из самых влиятельных людей мировой истории — Петра Великого. Тогда, в 1720 году российский император впервые ввел должность архивариуса, как руководителя архива. При этом, архивистом считался рядовой сотрудник этого подразделения. Со временем эти два понятия стали синонимами, а позднее “архивист” практически вытеснил “архивариуса” из обращения.

Помимо привычной специальности архивист есть еще смежная профессия “историк архивист”. Многие люди, поступающие в учебные заведения по направлению документоведение и архивоведения”, интересуются: историк архивист кто это? Данный специалист формирует и хранит архивный фонд РФ, стоя на страже культурного наследия государства. Историк хранит документы и передает духовный опыт страны. 

Что вы в теории будете знать

Перечень сведений, которыми «нагружают» студентов, существенен. Вы узнаете:

1. Как организовать архивные дела и вести архив в учреждении (принимать, регистрировать, вести учет и систематизировать).
2. Как составлять справочно-поисковые системы для документации.
3. Как создавать новые документы, их образцы, обрабатывать уже имеющиеся.
4. Как готовить документацию, предназначенную для архивного хранения.
5. Как обеспечить сохранность документов с учетом того, что они хранятся на самых разных носителях — от бумажных до современных.
6. Как выполнять экспертизу документации (ее научной либо практической ценности).
7. Как распознавать информацию, защищать от подделки либо искажения, выполнять консервацию и реставрацию документации.

В теории выпускники смогут даже руководить аутсорсинговыми компаниями, оказывающими услуги в сфере хранения архивных документов, их архивной обработки, разберутся в существующей нормативной базе (акты, правила документирования).

Где придется обучаться архивному делу на практике?

Обычно при обучении на такой специальности предусмотренные учебным планом виды практики (производственная, учебная) проводятся на госпредприятиях, в ведомственных архивах. Также практические навыки отрабатываются в учреждениях культуры, искусства, образования и здравоохранения. У них — наиболее обширные службы архивного хранения, солидный документооборот, как и в НИИ, библиотеках, самых крупных СМИ.

Куда подавать документы?

Всего обучение проводится в более чем 90 вузах по всей России. Почти десяток из них расположены в Москве. Среди них — Государственный университет управления, Московский финансово-юридический, РГГУ (гуманитарный), МГЛУ (лингвистический), МТУ (технологический), и даже Московский государственный университет путей сообщения. Есть вузы, ведущие обучение архивному делу, в Краснодаре, Уфе, Казани, Сургуте, Барнауле, Самаре и Саратове, Нижнем Новгороде, Мурманске, Екатеринбурге и Иркутске.

В среднем обучение длится 4 года (очно) либо от 5 лет (заочно).

Ответственность сотрудника

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

• некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
• различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
• нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

• на федеральные архивы;
• архивы субъектов Федерации;
• архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Что это за работник и чем он занимается

Архивариус — привычное название должности служащих архива по ЕКСД. Его должностные обязанности перечислялись длинным перечнем. Описание использовалось для разработки должностных инструкций в организациях и на предприятиях.

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса минимальные.

В связи с повсеместной цифровизацией изменились должностные обязанности и требования к архивариусу — специалист архива (в том числе электронного) выполняет более сложные задачи. Обязанности стали разнообразнее, они различны для организаций коммерческих и государственных. Последние обрабатывают большие данные, которыми стало сложно управлять, не только готовить их к хранению. Теперь информацией требуется обмениваться: например, работа архивариусом в суде состоит не только в подготовке данных к хранению и выдачи справок по личным обращениям, но и в передаче сведений в рамках межведомственного взаимодействия с использованием онлайн-формата.

Разработаны и приняты два профессиональных стандарта, в которых нет должности «архивариус», используется новая формулировка «специалист архива»: В профстандарте 07.009 это служащий по введению данных (ОКЗ 4132), в стандарте 07.012 — специалист, относящийся к административному (среднетехническому) персоналу (ОКЗ 3343).

ВАЖНО!

, чтобы прочитать.

Где учат на документоведа?

Если вы хотите получить высшее образование, можно поступить в вуз на направление подготовки «документоведение и архивоведение». С дипломом о высшем образовании специалист получает право на повышение категории, может претендовать на руководящие должности. По окончании 4-летней программы бакалавриата (при заочном обучении – 5 лет) можно поступать в магистратуру. Если параллельно работать по специальности, к моменту получения магистерского диплома будет стаж, необходимый для получения должности документоведа I категории.

Вузы, готовящие специалистов по документоведению и архивоведению, есть во многих регионах России. Поступление на 1-й курс ведётся по результатам ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию. В некоторых вузах вместо обществознания учитываются баллы ЕГЭ по иностранному языку. Чем выше сумма баллов по результатам трех экзаменов, тем выше шансы поступления на бюджет.

Во многих регионах РФ также работают техникумы и колледжи, предлагающие обучение по программам СПО «Документоведение», «Документационное (информационное) обеспечение предприятия» и др. Обучение длится до 3 лет, полученная квалификация позволяет занимать должности помощника документоведа или архивариуса. По окончании техникума или колледжа выпускник может поступить в вуз на заочную форму обучения и одновременно работать в соответствии с полученной квалификацией. Это также позволит приобрести одновременно и высшее образование, и необходимый опыт работы. Для поступления в ссузы сертификаты ЕГЭ не требуются.

Если у вас уже есть диплом по другой специальности, обучение по программе профессиональной переподготовки позволит вам сменить профессию и стать документоведом. Это отличный вариант и для представителей смежных профессий: часто в небольших организациях сотрудникам приходится совмещать различные функции, а диплом  по окончании дистанционных* курсов даст для такого совмещения законные основания. Обучение по программе профпереподготовки длится от 5,5 месяца.

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

• по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
• специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

ВАЖНО!

Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

• общие положения;
• обязанности работника;
• его права;
• ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

• проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
• отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
• топографирование;
• подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
• прием документации на постоянное или временное хранение;
• выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
• контроль за соблюдением нормативов по хранению;
• оформительные работы;
• обеспыливание и прошивка;
• оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
• работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
• подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
• исполнение поступающих запросов;
• обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
• сверка текстов с оригиналами;
• описание печатей, подписей и других особенностей документов;
• участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

• правом подписи в рамках должностных обязанностей;
• может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
• получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
• информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
• право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

1. При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
2. За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
3. При нарушении действующего законодательства РФ.
4. За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).

Особенности работы

Мнение эксперта

Екатерина Колоколова

Профориентатор. Дипломированный специалист по проблемам вовлеченности детей в учебу. Имеет более 10-и лет опыта ведения семинаров, тренингов и лекций с аудиторией самого разного возраста.

Архивариус (архивист, архиватор) — это работник архива, который занимается приемом, обработкой и распределением бумаг по хранилищу, составлением каталогов. Он отвечает за учет и сохранность документов, при необходимости выдает их в ответ на официально поданные запросы

В работу к такому сотруднику попадают уже исполненные бумаги, но это не уменьшает их важности и ценности, о чем должны помнить архивариусы

Функции и должностные обязанности архивиста:

• ведение архивного дела на объекте;
• организация хранения документов, обеспечение их сохранности в течение установленного инструкцией срока;
• прием и регистрация поступающих бумаг с учетом особенностей подразделения, из которого они поданы;
• участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности оформления поступающего на хранение документа;
• шифрование единиц хранения, размещение дел в соответствии с принятой на предприятии системой, ведение учета;
• подготовка описей объектов, актов для передачи бумаг на выдачу, уничтожение, списание, переправку в другую архивную структуру;
• создание справочного аппарата и алгоритмов, облегчающих процесс поиска нужной информации в архиве;
• участие в проведении экспертиз, направленных на определение исторической или научной ценности подотчетных объектов;
• оценка состояния документов, принятие решений об их реставрации, обеспечении определенных условий содержания;
• контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности в помещениях архива;
• выдача документов или их копий в ответ на поданные официальные заявки, а также составление информационных справок на основе данных бумаг;
• внедрение современных технических средств в работу архива, оценка эффективности инноваций;
• обеспечение чистоты на рабочем месте, контроль организации труда сотрудников с учетом внутренних правил и распорядка предприятия.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Раньше архивы в основном составлялись и велись в музеях, библиотеках, государственных хранилищах. Сегодня, несмотря на активное использование электронных носителей данных, потребность в архивистах даже выше, чем это было раньше.

Такой парадокс объясняется рядом факторов. Во-первых, во многих областях жизни человека хранение документации в течение нескольких лет установлено на законодательном уровне. Во-вторых, из-за уязвимости сетей и электроники эксперты не до конца им доверяют и стараются обезопасить себя с нескольких сторон.

Знания и навыки

На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.

Профессиональный архивариус должен:

знать единую систему делопроизводства;

ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;

владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;

уметь составлять отчеты, оформлять акты;

владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;

уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.

Еще архивариус дополнительно систематизирует подотчетную документацию, поэтому он должен обладать разными приемами организации работы отдела. Сотрудник с опытом работы более пяти лет может получить должность старшего архивиста. Такой работник дополнительно должен знать правила составления описаний документов временного и постоянного хранения, различных сопроводительных актов.

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Архивариус зарплата

Существенный минус работы архивариуса — небольшая зарплата. Зависит   оплата труда главным образом от уровня квалификации, трудового стажа конкретного специалиста и расположения места работы. В среднем, по данным открытых вакансий,  в 2016 году профессия архивариус архивист зарплата составляла от 15 до 18 тысяч рублей.

Наиболее низкие показатели пришлись на март 2015 года, когда в профессии архивариус зарплата едва достигала 15 тысяч рублей. Летом 2016 года доходы архивистов выросли до 17-18 тысяч рублей и к осени 2016 остаются на этом уровне.

Лидером по количеству открытых вакансий является республика Татарстан — 11 процентов от общего числа по России. На втором месте Московская область — 8 процентов. Остальные субъекты имеют значительно меньше предложений для специалистов данного профиля.  

Уровень доходов для одних и тех же специалистов разнится в зависимости от города и региона. Разницу можно увидеть на следующих примерах:

•  архивариус зарплата в Москве — 30-33 тысячи рублей;
•  архивариус зарплата в Перми — 20 тысяч рублей;
•  архивариус зарплата в Красноярске — 24 тысячи рублей;
•  архивариус зарплата в СПб — 25 тысяч рублей;
•  архивариус зарплата в Тюмени — 18 тысяч рублей;
•  архивариус зарплата в Иркутске — 18 тысяч рублей;
•  архивариус зарплата в Краснодаре — 16 тысяч рублей;
•  архивариус зарплата Уфа — 15 тысяч рублей;
•  архивариус зарплата Нижний Новгород — 17 тысяч рублей.

Возможно Вас заинтересуют:

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
   • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
   • опыт работы с архивами от одного года.
5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
   • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
   • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
   • система сортировки документов по различным параметрам;
   • нормы приема документов в архив;
   • стандарты хранения документации в архиве;
   • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
   • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
   • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
   • правила проверки корректности документации;
   • сроки проведения основных работ с документами;
   • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
   • порядок списания и ликвидации документов;
   • нормы трудового распорядка и дисциплины.
6. Архивариус ориентируется на:
   • действующие законы;
   • профильные нормативы;
   • положения данной инструкции;
   • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов

1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях

1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

Как построить систему хранения и архивирования бухгалтерских документов?

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

• документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
• если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
• структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
• если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

• индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
• заголовок;
• число единиц хранения;
• срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
• примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

отличная память;
умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
умение обращать внимание на детали;
навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

• умение организовывать;
• аккуратность;
• упорство;
• умение контролировать себя;
• четкость;
• усидчивость;
• педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

• неаккуратность;
• узкий кругозор;
• неумение организовывать себя;
• невнимательность;
• импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии «архивариус»:

• обязанности поддержания документов в сохранности;
• отслеживание применения документов;
• выдача по запросам документов, справок;
• формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
• прием документации на хранение на долгий срок;
• проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
• создание системы входящей информации;
• отправление сведений по делам в государственный архив;
• формирование описи документации, которая есть в архиве.