Образец резюме делопроизводителя

Содержание:

Образец резюме на должность делопроизводителя

Степанова Алиса

Телефон: +7 (910) 311-17-**

Дата рождения: 17.02.1991

Ключевые компетенции

успешный опыт работы делопроизводителем более 4 лет в структурном подразделение системы МВД РФ;
успешный опыт работы в ведущей строительной компании более 2 лет;
опыт разработки номенклатуры дел в строительной организации;
опыт оформления и ведения секретной корреспонденции;
опыт ведения электронного документооборота.

Опыт работы

03.2017 — по н. в.	АО Москапстрой, секретарь-делопроизводитель
	(одна из ведущих инжиринговых строительных организаций)

Обязанности

организация работы по регистрации, учету и хранению корреспонденции и документов;
разработка номенклатуры и контроль за оформлением дел;
подготовка документов для подписания;
ведение документооборота в электронных системах;
контроль сроков исполнения документов.

Достижения:

разработала индивидуальную номенклатуру дел;
в 2019 году приказом руководителя объявлена благодарность за личный профессиональный вклад в развитие отдела делопроизводства компании;
в 2018 году систематизировала учет входящей корреспонденции;
разработала системный перечень наименований дел структурного подразделения, положенный в основу сводной номенклатуры;
разработала справочную картотеку исполнительных документов, что повысила их поиск на 30%.

10.2013 — 02.2017	ОГИБДД ОМВД России по Щекинскому району Тульской области, делопроизводитель
4 года 4 месяца	(районное отделение государственного учреждения в области безопасности дорожного движения)

Обязанности:

регистрация входящей, внутренней и исходящей корреспонденции;
учет и документооборот секретной документов, в соответствии с Законом РФ «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993;
контроль над исполнением документации;
ведение электронного документооборота;
учет и хранение документации.

Достижения:

по итогам работы в 2016 году награждена почетной грамотой МВД России за безупречную работу;
в 2015 году за добросовестное отношение к должностным обязанностям объявлена благодарность МВД России.

Ключевые навыки

ведение электронного документооборота;
ведение делопроизводства согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016;
ведение делопроизводства в режиме секретности;
разработка индивидуальной номенклатуры дел;
использование справочно-правовых систем.

Образование

2009 – 2013 Российский государственный гуманитарный университет. Документоведение и архивоведение / Информационно-документационное обеспечение управления.

Дополнительное образование: 2019 – курс повышения квалификации «Делопроизводство и архивное дело». Российский государственный социальный университет; 2018 – курс повышения квалификации «Современные технологии документационного обеспечения управления». Высшая школа документоведения и архивоведения.

Личные качества

за период работы неоднократно получала поощрения в форме благодарности и почетных грамот за высокие показатели работы и добросовестное отношение к должностным обязанностям;
выстраиваю доброжелательные отношения с коллективом и руководством. Конфликтных ситуаций в период работы не возникало;
постоянно пополняю профессиональные знания и навыки, посредством курсов повышения квалификации и самостоятельного изучения нормативных актов, относящихся к ведению делопроизводства, и нормативно-методических документов;
ответственно отношусь к должностным обязанностям. В период работы дисциплинарных нарушений не возникало.

Дополнительная информация

опытный пользователь ПК: MS Office, 1С, МОСЭДО, FossDoc, АС СДП, Канцелярия, МикроДок Документооборот, FossLook, Мосгорзаказ. Консультант +, Гарант.
знание английского языка – базовый уровень.

Должна ли быть фотография в резюме секретаря?

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Бывают случаи, когда непросто вспомнить или сформулировать ваш опыт работы и профессиональные навыки, особенно если работа секретаря уже стала для вас обычным делом. В этом случае исполняемые обязанности как бы размываются и не кажутся вам такими уж важными, а само собой разумеющимися обязанностями каждого уважающего себя секретаря. Но для работодателя это не так. Чем более подробно вы опишете свой опыт работы, тем больше шансов, что именно ваше резюме заинтересует работодателя.
В этом вам может помочь раздел:
личные достижения для резюме.
Если вы ищите пример резюме секретаря-референта, то возможно вам будут полезны подобранные нами
личные качества секретаря для резюме.

ВЫБИРАЕМ СПОСОБ АДАПТАЦИИ

Резюме юриста: примеры, готовые к использованию

Начальника канцелярии, секретаря и делопроизводителя не волнует, насколько быстро новые коллеги проникнутся корпоративным духом

Для них важно, чтобы новый работник как можно скорее освоил правила обработки документов. Это значит, что меньше будет ошибок в оформлении, реже будут возникать ситуации, когда маршрут согласования документа неверен или директор отказывается подписать неправильно составленный документ

Рассмотрим преимущества и недостатки разных методов обучения новичков правилам работы с документами организации – наставничество и групповое обучение

(Таблица 1).

Конечно, есть еще и третий способ – отсутствие какой-либо программы адаптации в компании. Новый работник приходит в свое подразделение и сначала обращается с вопросами к коллегам, а затем учится на своих ошибках.

Отвечая на вопросы новенького, очень часто старожилы с удивлением обнаруживают, что у каждого из них свои представления об оформлении и маршрутах документов. В этом случае лучше всего сразу направлять новых работников (и старожилов за компанию) в службу ДОУ, которая должна организовать их обучение.

Где учиться

Готовый пример резюме бухгалтера на работу

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

Томский национальный исследовательский госуниверситет.
Южный федеральный университет.
Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
Московский технологический университет.
Дальневосточный федеральный университет.
Московский институт культуры.
Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

Колледж Министерства иностранных дел РФ.
Колледж Московского финансово-юридического университета.
Технологический колледж № 21.
Колледж сферы услуг № 3.
Колледж Алтайского госуниверситета.
Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Образец готового резюме

На должность делопроизводителя

Фамилия Имя Отчество

Дата рождения:
Семейное положение:
Домашний адрес:
Контактный телефон:
Эл. Почта:

Занять вакансию делопроизводителя

Профессионал с 10-летним опытом работы в сфере ведения документооборота.
Развитое логическое мышление.
Аккуратность, внимательность, усидчивость.
Конструктивное восприятие критики.
Коммуникативные навыки.

Достижения и навыки

Умение вести коммуникации с клиентами.
Знания по работе с документами (оформление, ведение реестров, сортировка, архивирование, систематизация, каталогизация).
Опыт перевода деловой переписки и документации.
Опыт подготовки материалов и помещения для бизнес-встреч.
Знание технологии работы с конфиденциальными документами.

Образование

200_ – 200_ гг. Национальный университет экономики и менеджмента. Менеджмент предприятий. Диплом магистра с отличием.

Дополнительное образование

200_ г. Курсы для делопроизводителей «Электронный документооборот и электронный архив». Центр подготовки специалистов. 200_ г. Тренинг «Архивное дело». Тренинговая компания. 200_ г. Углубленный курс английского языка «Английский деловой».

200_ г. Учебный курс 1С «Предприятие».

Опыт работы

200_ – 200_ гг. Международная финансовая компания. Делопроизводитель.

Ведение документооборота компании;
Работа с корреспонденцией;
Коммуникация с клиентами и партнерами;
Контроль исполнения документов.

Личные качества и черты характера

Организованность, пунктуальность;
Способность к обучению;
Грамотность речи и письма;
Стрессоустойчивость;
Веду активный здоровый образ жизни, занимаюсь спортом, без вредных привычек.

Дополнительная информация

Продвинутый пользователь ПК.
Знание офисной техники.
Права и собственный автомобиль.

Знания иностранных языков: свободно владею русским, украинским, английским языками.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

Общие положения.
Должностные обязанности специалиста.
Его права.
Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста»

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

порядок его подчинения, найма и увольнения;
кто временно заменяет сотрудника;
требуемые от него навыки;
требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника

Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Профессиональные навыки

Здесь должна быть только конкретика. В столбик или через запятую перечислите ваши основные навыки. Запомните, что навыки это – умение вести переговоры, составлять отчетные ведомости, работа в программе «Консультант-плюс», оформление заявок, страховых полисов и прочее, а не пунктуальность, ответственность и умение легко запоминать большой объем информации. Все работодатели считают, что этими качествами должны обладать все сотрудники изначально.

Перечислите обязанности делопроизводителя, которые вам приходилось выполнять время от времени. Встреча гостей, помощь в проведении конференций, контроль за работой технического персонала.

Если вы успешно ухаживали за цветами, умеете сервировать стол или принимали участие в подготовке корпоративного календаря, не забудьте указать и это

Для резюме секретаря делопроизводителя это может быть важно

Не надо указывать, что вы подрабатывали продавцом косметики или освоили для себя профессию мастера маникюра. Не обязательно писать ваши предыдущие профессиональные навыки, если они никак не входят в обязанности делопроизводителя. Для резюме они не нужны.

Но с другой стороны, не лишним будет упомянуть в качестве дополнительной информации про ваши достижения в спорте, победы в конкурсах, дипломы, награды, участие в престижных фестивалях. Может, вы прыгали с парашютом или принимали участие в благотворительном проекте.

Но не злоупотребляйте, не пишите слишком много и подробно. Только самое главное и интересное.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами; заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
хорошая память для запоминания большого объёма информации;
высокое чувство ответственности;
доброжелательность;
коммуникабельность;
грамотная чёткая речь;
спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
спокойное восприятие критики в свою сторону.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

формирует и ведет документные базы данных
решает проектные задачи
регистрирует поступившую документацию
принимает входящие звонки, читает и рассылает корреспонденцию
ведет переговоры с клиентами
контролирует исполнение официальных приказов
организует совещания и приемы
налаживает связь подчиненных с руководителем и наоборот
выполняет распоряжения начальства
создает деловую атмосферу в фирме
контролирует сроки хранения документов

знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
участвовать в проектной работе компании
запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Особенности профессии

Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.

Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.

Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.

Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами

Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад

Специалист по делопроизводству должен быть исполнительным – качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.

Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.

Основные обязанности специалиста

В число основных обязанностей входит:

грамотное ведение всего документооборота предприятия;
ответы на телефонные звонки и переговоры с клиентами;
регистрация и обработка всей поступающей корреспонденции. Это означает, что письма как бумажные, так и электронные должны будут регистрироваться, после чего передаваться адресату. Если там будет какие-либо распоряжения или задания, то делопроизводитель обязан проверить, как оно было выполнено;
проверяют, чтобы на всех документах стояла резолюция;
заносят все необходимую информацию в специальные журналы или карточки, вводят в банк данных;
ведет контроль за документами, которые выдаются другим сотрудникам;
ведение архива документов – это означает, что нужно не только правильно расставить папки с документами в архиве, но и заполнить справочную базу, ускоряющую поиск, в случае необходимости.

Расскажите о себе

Дополнительные сведения о себе помогут занять позицию, отличную от ваших конкурентов на замещение вакансии. Пишите кратко, используйте сильные глаголы, избегайте мечтательного пафоса

. Помните, надо отмечать то, что ищет наниматель.

Пример заполнения блока «О себе»:

Собрана, уравновешена, грамотно организовываю процессы, распределяю задачи между исполнителями. Довожу все проекты до логического завершения. Серьезно отношусь к должностным обязанностям. Имею большой опыт планирования, оперативной корректировки графика руководителей, переговоров, презентаций. Организовывала встречи с первыми лицами компаний.

Описание навыков в резюме секретаря

В разделе отмечаются полученные в процессе деятельности профессиональные умения и личные характеристики. Акцент на качественное выполнение обязанностей секретаря-делопроизводителя для резюме очень важен. Наниматель с помощью такой информации оценивает соискателя с точки зрения работоспособности и анализирует, насколько кандидатура соответствует заявленным требованиям.

Адаптируйте перечисление своих навыков к должностной инструкции секретаря. Покажите, что у вас есть качества, в которых потенциальный работодатель остро нуждается.

Грамотная речь	Делопроизводство
Деловой этикет	MS Offiсe
Скоростная печать	Деловая переписка
Многозадачность	Входящие звонки
Управленческие процессы	Управление проектами
Организация встреч	Организация совещаний

Не менее важно в такой профессии знание иностранных языков. Если вы владеете таким навыком, то обязательно укажите в анкете уровень знаний

В перечне важное место занимают личные качества. Это объясняется повышенными требованиями к специалистам по делопроизводству

Секретарь должен быть стрессоустойчивым, вежливым, пунктуальным и ответственным.

Ежедневное общение с разными категориями людей требует от соискателя наличия грамотной речи и знания правил делового этикета.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
- актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
принципов составления аналитических документов по документообороту;
должностной структуры компании;
действующих системы электронного оборота документов в компании;
ведения базы данных документов компании;
типовых сроков и принципов обращения с документами;
требований к сохранности и хранению документации;
требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
норм архивирования документов;
нормативов составления описи документов по заданным критериям;
правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующими законами;
положениями данной инструкции;
документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
Ведет внутреннюю базу документов компании.
Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
Обеспечивает ведение текущей документации компании.
Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
Контролирует доведение документов до их адресатов.
Дает справки по документам компании.
Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

https://youtube.com/watch?v=umVrAiJQB1I